E-Rechnung in der Unternehmensgruppe 2026 5 Tools für Mittelständler mit mehreren Gesellschaften

E-Rechnung in der Unternehmensgruppe 2026: 5 Tools für Mittelständler mit mehreren Gesellschaften

Zahlreiche mittelständische Unternehmen setzen sich aus mehreren Gesellschaften zusammen statt aus einer einzigen. Jede davon versendet und empfängt eigene Rechnungen, häufig mit eigenen Bankkonten, Freigaberegeln und Postfächern. Mit der E-Rechnung, einer elektronischen Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, kommt eine zusätzliche Ebene dazu, denn nicht nur die Muttergesellschaft, sondern jede Gesellschaft der Gruppe braucht einen funktionierenden Prozess.

Die Kunst liegt darin, nicht für jede Gesellschaft einen separaten Prozess aufzusetzen. Diese fünf Tools unterstützen Finance-Teams in Unternehmensgruppen dabei, E-Rechnungen zentral abzuwickeln, alle Gesellschaften im Blick zu behalten und den Monatsabschluss dennoch pünktlich zu schaffen.

1. Sage Intacct: Finanzmanagement in der Cloud für mehrere Gesellschaften

Als cloudbasierte Finanzmanagement-Lösung richtet sich Sage Intacct an mittlere Unternehmen und ist ideal ab 50 Mitarbeitenden. Hauptbuch, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Einkauf und Cash-Management laufen hier auf einer Plattform zusammen. Das Modul Rechnungsausgang unterstützt E-Rechnungen, die direkt per E-Mail an Ihre Kunden gehen. Eingangsseitig liest ein KI-Assistent eingehende Rechnungen aus, gleicht sie mit Bestellungen ab und legt Buchungsentwürfe an. Beim KI-gestützten Bankabgleich werden Transaktionen Ihren Unterlagen zugeordnet und Abweichungen sichtbar gemacht.

Ausschlaggebend für Unternehmensgruppen ist der Überblick über sämtliche Gesellschaften. Mit dem Modul für mehrere Gesellschaften und globale Konsolidierung konsolidiert Sage Intacct zahlreiche Unternehmenseinheiten in Sekunden, und Dashboards zeigen die Entwicklung jeder Gesellschaft und jedes Standorts. Sage Intacct ist GoBD-zertifiziert und DSGVO-konform, und Ihre Daten liegen in dem Land, in dem Sie die Software beziehen.

Warum das wichtig ist: Eine Finanzplattform für alle Gesellschaften heißt: ein E-Rechnungsprozess, einheitliche Kontrollen und eine konsolidierte Sicht, statt getrennter Systeme, die zum Monatsende abgestimmt werden müssen.

2. Okta: Zugriffe zentral steuern

Mit jeder zusätzlichen Gesellschaft, jedem Nutzer und jedem System wird es schwerer zu kontrollieren, wer was sehen und freigeben darf. Okta stellt Single Sign-on und Multi-Faktor-Authentifizierung bereit. Zugriffe werden zentral erteilt oder entzogen, sobald jemand neu ins Unternehmen kommt, die Rolle wechselt oder geht.

Auch im Hinblick auf Betrug spielt das eine Rolle: Einer Sage-Studie zufolge haben 79 % der KMU schon betrügerische Rechnungen erhalten.

Warum das wichtig ist: Zentral verwaltete Zugriffsrechte schützen sensible Finanzdaten und machen es kompromittierten Konten oder manipulierten Rechnungen schwerer, Schaden anzurichten.

3. Slack: Ein Team-Chat für die ganze Gruppe

In Unternehmensgruppen arbeiten Finance-Teams oft verteilt auf verschiedene Standorte und zusammen mit Kolleginnen und Kollegen aus mehreren Gesellschaften. Slack ersetzt lange E-Mail-Ketten durch gemeinsame Channels, etwa einen je Gesellschaft oder einen für Rückfragen zu abgelehnten E-Rechnungen. Benachrichtigungen aus Apps landen direkt in diesen Channels, sodass die richtigen Personen sie sofort sehen.

Warum das wichtig ist: Kommunikation, die schnell und für alle sichtbar ist, klärt Rückfragen früher, hält Rechnungen in Bewegung und den Monatsabschluss im Zeitplan.

4. Microsoft Power BI: Dashboards für die Gruppenleitung

Die Gruppenleitung benötigt Antworten, die alle Gesellschaften umfassen: Wo gibt es die meisten überfälligen Forderungen, wo steigen die Kosten, und wie ist die Liquidität in der Gruppe verteilt? Microsoft Power BI bündelt Daten aus unterschiedlichen Quellen in interaktiven Dashboards, die Führungskräfte im Browser oder auf dem Smartphone öffnen können.

Die Berichte aktualisieren sich automatisch, und so arbeiten Geschäftsführung und Controlling mit denselben Zahlen, ohne auf eine manuell erstellte Tabelle warten zu müssen.

Warum das wichtig ist: Gemeinsame Dashboards machen sofort sichtbar, welche Gesellschaft Aufmerksamkeit braucht, noch bevor kleine Probleme wachsen.

5. Make: Visuelle Workflow-Automatisierung

In jeder Gesellschaft einer Gruppe fallen dieselben Verwaltungsschritte an: Freigebende benachrichtigen, Bestätigungen ablegen, die zuständige Person informieren, sobald eine Rechnung abgelehnt wurde. Make ist eine visuelle Automatisierungsplattform, die Apps per Drag-and-drop in sogenannten Szenarien miteinander verbindet. Finance-Teams können diese Workflows dadurch ohne Programmierkenntnisse aufbauen.

Ein für eine Gesellschaft angelegtes Szenario kann für die übrigen kopiert und angepasst werden, was die Prozesse in der ganzen Gruppe einheitlich hält.

Warum das wichtig ist: Mit einheitlichen, automatisierten Abläufen sinkt das Risiko, dass eine einzelne Gesellschaft mit einem abweichenden, langsameren Prozess arbeitet.

Rollout in drei Stufen planen

Stufe 1: Mit einer Pilotgesellschaft beginnen. Suchen Sie eine Gesellschaft mit einem typischen Mix aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus und richten Sie dort den E-Rechnungsprozess ein. Halten Sie ihn in Ihrer Verfahrensdokumentation fest, die als Nachweis der GoBD-Konformität dient.

Stufe 2: Auf alle weiteren Gesellschaften übertragen. Verwenden Sie das Pilotprojekt als Vorlage und ändern Sie Freigaberegeln nur dort, wo sich die Gesellschaften wirklich unterscheiden. Teilen Sie den Kunden und Lieferanten jeder Gesellschaft die neue Rechnungsadresse mit.

Stufe 3: Harmonisieren und auswerten. Bringen Sie Kontenrahmen, Freigabegrenzen und Reporting in der gesamten Gruppe auf einen Stand. Erfassen Sie Durchlaufzeiten und Fehlerquoten je Gesellschaft, um zu erkennen, wo die Prozesse noch nachgebessert werden müssen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung in Gruppen

Benötigt jede Gesellschaft der Gruppe ihren eigenen E-Rechnungsprozess?

Jede rechtlich selbstständige Gesellschaft stellt eigene Rechnungen aus und empfängt eigene Rechnungen, weshalb jede die Anforderungen erfüllen muss. Eine eigene Software pro Gesellschaft ist dafür jedoch nicht nötig. Eine Plattform wie Sage Intacct kann E-Rechnungen für mehrere Gesellschaften in einem einzigen System abwickeln und eine konsolidierte Sicht über alle bieten.

Welche Änderungen brachten die BMF-Klarstellungen im März 2026?

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) stellte klar, dass sämtliche Pflichtangaben vollständig im strukturierten XML-Datensatz einer E-Rechnung stehen müssen. Was nur in einem beigefügten PDF steht, zählt nicht. Zur Rechnung gehörende Dokumente wie Verträge oder Stundennachweise müssen direkt in die E-Rechnungsdatei eingebettet werden.

Wie viel Zeit nimmt die Einführung einer zentralen Finanzplattform in Anspruch?

Das richtet sich nach der Zahl der Gesellschaften und der Komplexität Ihrer Prozesse. Sage zufolge dauert die Implementierung von Sage Intacct in der Regel 20 bis 30 Arbeitstage, die tatsächliche Dauer hängt allerdings vom Projektumfang und von der Planung ab.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an ausländische Gruppengesellschaften?

Die deutsche Pflicht betrifft B2B-Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an ausländische Unternehmen fallen also nicht darunter. Auf EU-Ebene sind mit ViDA (VAT in the Digital Age) bis zum 1. Juli 2030 eine E-Rechnungspflicht und ein Meldesystem für die Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Umsätzen geplant. Gruppen mit Tochtergesellschaften im Ausland sollten dies bei ihrer Planung bedenken.